מה תפקידו של מנהל הפרויקטים?

פרויקט הוא מאמץ שמבוצע על ידי כמה אנשים, גופים, יחידות או מחלקות במטרה ליצור שירות או מוצר ייחודי. נכון להיום, פרויקט הוא בין המתווים הנפוצים ביותר של שיתוף פעולה במסגרת ארגונים וחברות. מטרת הפרויקט היא בדרך כלל לשפר את מצבו התחרותי של הארגון או לבצע משימה מסוימת תחת לוח זמנים מוגדר מראש ובאיכות נדרשת, תוך מזעור עלויות ומענה על צרכי הלקוחות.
כל פרויקט הוא תחום בזמן, בעל תאריך התחלה וסיום, ועם הגדרה ברורה של תוצר. כתוצאה מכך, נדרשים אנשי מקצוע שעוברים הסמכה במסגרת קורס ניהול פרויקטים ללוות את הפרויקט. אלו הם מנהלי פרויקטים ויש להם תפקיד חיוני בכל ארגון מודרני.

ליווי של הפרויקט מא' ועד ת': כך זה קורה בשטח
התפקיד העיקרי של מנהל פרויקטים הוא לדאוג לתיאום בין יחידות פונקציונאליות שונות בתוך החברה או הארגון. עליו להציג בפני נציגים מכל מחלקה או יחידה את לוח הזמנים ואת מטרת הפרויקט, ולוודא שאין שאלות או תהיות. לאחר מכן הוא עובר בין המחלקות ובודק האם הפרויקט מתקדם לפי לוח הזמנים ועל פי המתווה שהוגדר.

במקביל, יש הרבה ארגונים שבהם תפקידו של מנהל פרויקטים הוא להתנהל מול הלקוחות. מנהל הפרויקטים אחראי לקבל הנחיות מהלקוח עוד לפני תחילת הפרויקט, עליו לעדכן את הלקוח לגבי קצב התקדמות הפרויקט ולרוב הוא גם נדרש לאסוף ממנו אישורים בסיום כל שלב ולפני שעוברים לשלב הבא.

כמו כן, מאפייני התפקיד המורכב של מנהל פרויקטים מחייבים אותו לדעת כיצד לפתור בעיות ולהתמודד עם מצבים בלתי צפויים. הוא לעיתים קרובות האדם היחיד בחברה או בארגון שמכיר את הפרויקט מא' ועד ת' ולכן המעורבות שלו קריטית. למרות שלא בהכרח יש לו את הידע המקצועי הרלוונטי כמו של היחידות הפונקציונאליות המעורבות בפרויקט, התפקיד הניהולי מאפשר לו לבחון את המתווה בפרספקטיבה רחבה ולמצוא פתרונות יצירתיים.

איזה דרישות יש ממנהל פרויקטים?
תפקיד של מנהל פרויקטים מתאים לגברים ונשים שלא נלחצים בקלות ולמי שרוצה להיות מעורב בכל התהליכים הכי רגישים של הארגון. המנהל חייב להכיר את המבנה והתהליכים העקרוניים המתקיימים בפרויקט, להבין את המושגים סביב הטרמינולוגיה הייחודית לעולם של ניהול פרויקטים ולענות לצרכי הלקוח ולדרישות מורכבות.

בשורה התחתונה, מטרתו הסופית של מנהל פרויקטים היא להביא אותו להצלחה ולגרום לשביעות רצון של הלקוחות והארגון כאחד. מהבחינה הזו, תפקידו של מנהל פרויקטים מתאפיין בסוג של תיווך ובמעורבות שאין לה תחליף בתהליכים הרגישים של הארגון.